Saiba quais são os documentos que você deve entregar ao seu contador mensalmente

 em Contabilidade

Grande parte das informações que são transmitidas ao Governo partem dos contadores. O profissional contábil é responsável pela gestão administrativa, financeira e fiscal das empresas, e por isso, ele deve ter todos os cuidados para que nenhuma informação seja encaminhada errada.

Para que o contador consiga realizar seu trabalho com precisão, ele precisa de algumas informações e documentos específicos, que são de responsabilidade do empreendedor entregar corretamente.

Selecionamos abaixo uma lista com os principais documentos que não podem ser deixados de lado. Saiba como enviar esses documentos para contador da sua empresa e por que você deve entregá-los nos prazos certos:

Quais documentos apresentar?

É obrigação do empreendedor os seguintes documentos:

  • Arquivos Eletrônicos: Arquivo na Nota Fiscal Paulista, Redução Z, Arquivos do SPED Fiscal e XML’s das notas fiscais;
  • Comprovantes de pagamentos dos impostos: como a DAS, DARF, GARE e GNRE;
  • Comprovantes diversos: de despesas e de receitas;
  • Controles: de Estoque da empresa e livro inventário ao final do período;
  • Extratos: Bancários, de Aplicações, Cartões de Crédito, Posição de Empréstimos e Descontos de Duplicatas;
  • Guias de Impostos ou Contribuições: INSS, FGTS, Contribuição de trabalho e Constribuições Sindicais;
  • Movimentos e recibos de autônomos e Cooperados;
  • Notas Fiscais: De entrada e saída, de serviços prestados, de compra de bens e também de conhecimentos de transporte;
  • Notas Fiscais de Concessionárias: como de Telefonia, Energia Elétrica, etc;
  • Recibos e Contratos: de Locação, de honorários, despesas diversas e contratos;
  • Recibos de pagamento: Salário, Pró-labore, Férias, Vale Transporte (compra e entrega), outros benefícios e também Atestados Médicos de funcionários.

Todos eles possuem algum impacto financeiro ou patrimonial na empresa, e precisam ser entregues nas suas devidas datas, com as informações precisas e corretas.

O que não deve ser apresentado?

Informações em nome do empreendedor pessoa física não podem entrar nas informações fiscais da empresa. As contas devem SEMPRE estar separadas, pois a primeira acontece no CNPJ da empresa e a contra no CPF, assim como os registros contábeis devem ficar.

Resumindo: qualquer gasto que não fizer parte das contas da empresa, não sair do fluxo de caixa ou das contas bancárias, não deve entrar nos lançamentos da empresa e não devem ser apresentados para o contador.

Qual a importância de entregar os documentos para contador da empresa?

Para que o contador faça seu trabalho de forma eficiente, mantendo a regularidade dos seus negócios e ajudando a estabelecer as estratégias corretas para fazer seu negócio prosperar, você deve entregá-lo as informações corretas.

A partir dos documentos entregues, o contador vai organizar, administrar, calcular e resolver todo o processo burocrático de tributação do negócio. Além disso, as informações ajudam a elaborar um planejamento tributário eficaz para sua empresa

Como eu posso ajudar?

Organizar e entregar essas obrigações não é algo fácil, e quando as informações são entregues erradas ou incompletas, pode se tornar ainda mais difícil. Por isso, o empreendedor tem o papel fundamental de garantir que todos esses documentos e informações estejam organizados, hábeis e em bom estado. Algumas ações que podem ajudar o contador são:

Separar as finanças da Pessoa Física da Jurídica: Como já dissemos, é importante que as contas do empreendedor e da empresa sejam separadas. Quando há confusão nas informações, os prejuízos podem ser enormes! Por isso, tenha uma boa separação e gestão das finanças de cada uma.

Emitir todas as notas fiscais de venda dos produtos e serviços: Essa obrigação conta em Lei, mas ainda assim nem sempre ela é observada pelos empreendedores. Um dos grandes motivos de fiscalização é a omissão de receitas, e ao não emitir as notas fiscais você pode prejudicar a entrega de obrigações do contador.

Manter um controle financeiro das entradas: Um dos papéis do empreendedor é organizar as finanças da empresa. Isso ajudará nas decisões empresariais e também poderá orientar o contador no registro contábil.

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